Privacy statement, spelregels en voorwaarden

Privacy statement

Algemeen

Dit privacy statement geeft aan hoe Roomspot omgaat met jouw persoonlijke gegevens. Roomspot is een online platform waarop jongeren en studenten een compleet overzicht zien van beschikbare kamers, studio’s en appartementen in Enschede, Hengelo en omgeving. Verschillende betrouwbare aanbieders adverteren  hierop beschikbare woonruimten. Roomspot is een initiatief van Woningstichting De Veste, Stichting Jongeren Huisvesting Twente, Saxion Hogeschool, Universiteit Twente en de gemeente Enschede. Om jou zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn vragen wij jouw persoonlijke gegevens. Roomspot neemt jouw privacy serieus en hanteert een strikt privacybeleid. De onderstaande punten zijn daarbij van belang: Roomspot gaat zorgvuldig om met jouw persoonlijke informatie. Dat betekent onder meer dat we de gegevens alleen gebruiken voor de in dit document vermelde opsomming en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen. 

  • Roomspot neemt alle redelijke voorzorgsmaatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen en ziet erop toe dat onze leveranciers dat ook doen.
  • Roomspot houdt zich strikt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en overige wet- en regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens. 
Welke gegevens verzamelen wij en waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Roomspot gebruikt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

  • Aanbieden van woonruimte: We gebruiken je persoonsgegevens voor het aanbieden van woonruimte en een goede match te vinden tussen jouw woonwensen en de woningvoorraad.
  • Wet- en regelgeving: We gebruiken je persoonsgegevens voor de uitvoering of toepassing van de wet- en regelgeving (bijv. passend toewijzen)
  • Archiefbestemming: We gebruiken je persoonsgegevens voor het archiefbeheer, wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek.
  • Documentenbeheer: We gebruiken je persoonsgegevens voor verwerkingen van inkomende en uitgaande documenten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld postregistratie en e-mailarchivering.
  • Overig intern beheer: We gebruiken je persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om Roomspot goed te runnen en continu te verbeteren. 

Woningstichting De Veste, Stichting Jongeren Huisvesting Twente en Universiteit Twente gebruiken je persoonsgegevens om contact met je te leggen voor het toewijzen van woonruimte en het vervaardigen van een huurcontract. Particuliere aanbieders en commerciële partijen mogen adverteren op Roomspot, maar kunnen geen gebruik maken van het woonruimtebemiddelingssysteem. Zij beschikken dus niet over je persoonsgegevens via Roomspot. 

Inschrijving

Wanneer je je inschrijft bij Roomspot vragen wij om de volgende persoonsgegevens: 

  • Voorletters
  • Roepnaam
  • Achternaam
  • Geslacht 
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer 
  • E-mailadres

Daarnaast leggen we vast of je wel of niet student bent en of er wel of niet een partner dan wel kind is.

Na inschrijving vragen we nog om de volgende gegevens: 
  • inkomensgegevens, om het passend toewijzen van woningen mogelijk te maken.
  • bankgegevens, voor het opstellen van de machtiging om de huur te kunnen afschrijven. 
  • ID-bewijs, om de identiteit te kunnen controleren. 
Verwerking van persoonsgegevens 

Als je actief persoonlijke gegevens verstrekt aan Roomspot, zoals de hierboven beschreven persoonsgegevens, geef je expliciet toestemming aan Roomspot om deze data te verwerken. Roomspot vraagt naar de gegevens die noodzakelijk zijn om een woning toe te kunnen wijzen. Verschillende partijen verhuren woningen via Roomspot. Elke partij vraagt noodzakelijke persoonsgegevens op om een woning aan je te verhuren, wat noodzakelijke gegevens zijn kan verschillen per verhuurder. Wil je inzage in jouw persoonsgegevens? Dat kan! Vul dan het AVG-contactformulier in. 

Derden

Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij soms dienstverleners in. Dit zijn geen ´derde ontvangers´ maar verwerkers. Wij werken bijvoorbeeld samen met Camelot en Persan. Deze partijen verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de opdracht van Roomspot.nl. Genoemde persoonsgegevens hebben enkel betrekking op het delen van jouw mailadres met voornoemde verwerkers 

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van jouw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. De gegevens die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd.  Onze medewerkers zijn verplicht om persoonlijke gegevens geheim te houden. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van de gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste techniek. Deze regels gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Bewaartermijnen

Roomspot bewaart jouw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de werkzaamheden. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de soort gegevens. 

Jouw rechten

Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je dit via het AVG-contactformulier op de website melden. Tevens kun je op dit formulier aangeven of je gebruik wil maken van je rechten:

  • Recht op inzage: Als betrokkene heb je het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die een organisatie van je verwerkt.
  • Recht op vergetelheid: Mensen hebben het recht om ‘vergeten’ te worden. Onder bepaalde voorwaarden kun je vragen om persoonsgegevens die van jou worden verwerkt, te laten verwijderen. Dat is het geval wanneer de organisatie de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor het doel waarvoor ze zijn verzameld/verwerkt, wanneer de betrokkene een eerder gegeven toestemming intrekt, wanneer een betrokkene bezwaar maakt tegen het gebruik van zijn/haar gegevens, wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, wanneer een wettelijk bepaalde bewaartermijn is verlopen of wanneer persoonsgegevens van een betrokkene jonger dan 16 jaar zijn verzameld.
  • Recht op rectificatie en aanvulling: Als betrokkene heb je het recht om de persoonsgegevens die van jou worden verwerkt te laten wijzigen als deze niet kloppen.
  • Recht op dataportabiliteit: Het recht om persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij.
  • Recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken. Dit recht geldt, wanneer de gegevens mogelijk onjuist zijn, wanneer de verwerking onrechtmatig is, wanneer de gegevens niet meer nodig zijn of wanneer de betrokkene bezwaar maakt.
  • Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering: Het recht op een menselijke blik bij besluiten wanneer deze zijn genomen op basis van automatisch verwerkte gegevens.
  • Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben in twee situaties het recht om te vragen hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken: wanneer de gegevens worden gebruikt voor direct marketing of vanwege iemands bijzondere persoonlijke omstandigheden (wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op grond van een taak van algemeen belang of op grond van een gerechtvaardigd belang).
Wijzigingen van het privacy statement

Roomspot heeft het recht dit privacy statement te wijzigingen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met persoonlijke gegevens om gaan raden we je aan om dit statement zo nu en dan door te nemen.

Contact

Heb je nog vragen of opmerkingen na het lezen van dit privacy statement, vul dan het contactformulier op de website in. 


Spelregels en voorwaarden

Als je je inschrijft als woningzoekende bij Roomspot, dan ga je akkoord met de spelregels en inschrijfvoorwaarden. Welke dat zijn lees je hieronder. Met je inschrijving bevestig je dat je deze informatie hebt gelezen. Ga je niet akkoord met de spelregels en inschrijfvoorwaarden? Dan verzoeken wij je om je niet in te schrijven bij Roomspot.

Als wij de spelregels en inschrijfvoorwaarden tussentijds wijzigen, dan lees je dat in de disclaimer/hier. De nieuwe voorwaarden gelden vanaf het moment dat we ze plaatsen. We hoeven je daarvan niet op de hoogte te brengen. 

Spelregels en voorwaarden

Je kunt je inschrijven als woningzoekende bij Roomspot: 

  • als je zestien jaar of ouder bent;
  • als je nog niet bij ons staat inschreven als woningzoekende;
  • als het (belastbaar) inkomen van jou en je eventuele partner niet hoger is dan € 40.765 per jaar.

Een inschrijving bij Roomspot is gratis. Als je je inschrijft maak je zelf een gebruikersnaam en wachtwoord aan. Na je inschrijving ontvang je via e-mail een inschrijfbevestiging. Je kunt dan reageren op het woonaanbod. De inschrijving kun je jaarlijks verlengen. Vergeet niet om je gegevens regelmatig te controleren.

Je gegevens

Je inschrijving moet volledig, juist en naar waarheid zijn ingevuld. Het is belangrijk dat je inschrijfgegevens actueel blijven. Je bent hier zelf verantwoordelijk voor. Vergeet daarom niet om deze regelmatig te controleren via ‘Mijn Roomspot’. Als blijkt dat je inschrijfgegevens niet kloppen, kunnen we bijvoorbeeld een aanbieding voor een woonruimte intrekken.

Inschrijving verlengen

Je moet je inschrijving jaarlijks verlengen. Een maand voordat je inschrijving afloopt ontvang je van ons een herinnering. Het verlengen van je inschrijving is gratis. Als je niet verlengt ontvang je nog één keer een herinnering. Daarna schrijven wij je uit bij Roomspot. Je inschrijftijd vervalt dan.

Beëindiging inschrijving

Je kunt je op ieder gewenst moment zelf uitschrijven als woningzoekende. Daarnaast zijn er nog een aantal manieren waarop we je inschrijving kunnen beëindigen:

  • je inschrijving vervalt op het moment dat je een aanbod hebt geaccepteerd;
  • als je drie keer weigert of niet reageert op een aanbieding, wordt je inschrijving twee maanden geblokkeerd.